Mobile Instandhaltungserbringung

Zweck der vorliegenden VA ist die Beschreibung des Prozessablaufes der Erbringung der Instandhaltung von Güterwagen oder von Teilen davon als Mobiler Service, beginnend von der Auftragsanfrage bis zur Abrechnung erbrachter Leistungen.

Der Geltungsbereich umfasst die Bereiche waggon24 entsprechend Organigramm, die an der Prozessrealisierung Instandhaltung beteiligt sind.

Die wahrzunehmende Verantwortung ergibt sich in Umsetzung der Aufgabenbereiche

• Auftragsannahme
• Angebotserstellung
• Auftragsplanung
• Auftragsrealisierung
• Auftragsabrechnung
• Rechnungserstellung

und ist in der PD SCS / IH (Prozessdarstellung Sales / CustomerService / Instandhaltung) abgebildet.

Verantwortlich für die Abläufe an der Schnittstelle w24 - Auftraggeber ist der Bereich Sales / Customer Service. Durch die Zuständigen erfolgt die Prüfung der Vollständigkeit und Angemessenheit der Informationen, die von einer Fuhrpark-Instandhaltungsmanagementfunktion (FIM) bezüglich der in Auftrag gegebenen Tätigkeiten geliefert wurden. Im Bedarfsfall erfolgt die Rücksprache mit dem Auftraggeber.

Als Mindestinformation sind zu liefern:

• Wagennummer
• Schadensbeschreibung, Befund, Schadensprotokoll
• Ort der Instandhaltung
• Ansprechpartner des Auftraggebers vor Ort
• Termin der Instandhaltung
• Halter
• Ggf. abweichendes/ergänzendes halterabhängiges Regelwerk
• Rechnungsempfänger

Die Abfolge der Prozessschritte „Machbarkeitsprüfung“, „Angebotserstellung“ und „Angebotsabgabe“ ist in der PD SCS / IH dargestellt. Es werden ausschließlich Angebote abgegeben, die durch Fachkompetenz der waggon24 abgesichert sind.

Die Auftragsdurchführung schließt ein:

• Mitarbeiterdisposition
• Dokumentationsbereitstellung
• Material- und Ersatzteilbereitstellung
• Arbeitsmittel- und Messmittelbereitstellung
• Instandhaltung
• Dokumentation

Es wird sichergestellt, dass für folgende die Sicherheit betreffende Tätigkeiten wie:

• Fügetechniken (einschließlich Schweißen und Kleben),
• zerstörungsfreie Prüfung,
• abschließende Fahrzeugprüfung und Betriebsfreigabe,
• Instandhaltungstätigkeiten an Bremssystemen, Radsätzen und Zugvorrichtungen und Instandhaltungstätigkeiten bei spezifischen Güterwagenkomponenten für den Transport gefährlicher Güter wie Tanks und Ventile,
• sonstige angegebene sicherheitsrelevante Sonderbereiche

ausschließlich Personal disponiert wird, das die erforderlichen Qualifikationen nachweist. Die erforderliche Qualifikationen schließt die Kenntnis und Anwendung der vorgeschriebenen einschlägigen Instandhaltungsunterlagen und anderer Standards, die für die Erbringung der Instandhaltungsdienstleistungen gemäß den Instandhaltungsaufträgen anzuwenden sind ein. Die Kontrolle der Nutzung erfolgt durch den Leiter Instandhaltung (LIH) sowie die Zuständigen vor Ort.

Für Instandhaltungsarbeiten im Gleisbereich ist grundsätzlich Alleinarbeit nicht zulässig. Diese Regelung trifft für Rangierarbeiten und Wagenuntersuchung nicht zu. Es sind die erforderlichen Überwachungsmaßnahmen einzuhalten (TW Verhalten im Gleisbereich). Arbeiten zwei oder mehr MA an einem Standort zusammen, ohne dass die zuständige Führungskraft (Teamleiter) vor Ort ist, ist die Benennung einer verantwortlichen Person im Serviceteam (VPT) erforderlich. Arbeiten mehrere Teams an einem Arbeitsort, wird ein verantwortlicher Teamleiter benannt.

Ein Service-Team besteht aus mindestens zwei MA, von denen einer über folgende Befähigungen und Qualifikationen verfügt:

• Bremsschlosser/ qualifizierter Instandhalter an Bremsen

An- und Abmeldungen des Instandhaltungspersonals an einem Arbeitstag erfolgen entsprechend bestehender Arbeitsanweisung. Regelungen zu

• Qualifikationsanforderungen,
• Erlangung der Qualifikation und
• Erhaltung der Qualifikation

sind in der VA 2-1 Personal und Unterweisung enthalten.

Die sichere Erbringung der Instandhaltung sowie die Arbeitssicherheit und der Gesundheitsschutz des Instandhaltungspersonals werden mit Anwendung der VA 2-1 und VA 2-2_1 gewährleistet.

Basisdokumente der Instandhaltung sind die vom Hersteller, vom Halter bzw. von Haltern Beauftragte herausgegebenen technischen Unterlagen. Hierzu zählen z.B.:

• die VPI Richtlinie
• das Regelwerk der DB
• ECM Vorgaben
• der AVV

Regelungen zur Gewährleistung der Aktualität anzuwendender Unterlagen sind in der VA 1-1 Dokumentierte Informationen getroffen. Durch vorhandenen Zugriff der Serviceteams auf Server wird gewährleistet, dass

• alle einschlägigen Instandhaltungsspezifikationen gemäß den anwendbaren Vorschriften und spezifizierten Standards, die in den Instandhaltungsaufträgen (Auftrag) angegeben sind, dem gesamten beteiligten Personal zur Verfügung stehen. Die Kontrolle der Aktualität und Vollständigkeit der Dokumentation erfolgt durch die zuständigen Personen.

Regelungen zur Beschaffung und Beistellung von Materialien / Ersatzteilen sind in der VA 3-6_1 Extern bereitgestellte Produkte und Dienstleistungen getroffen. Ihre Umsetzung gewährleistet, dass

• alle Komponenten und Materialien, einschließlich der vom Kunden bereitgestellten, die einschlägigen nationalen und internationalen Vorschriften sowie die Anforderungen der einschlägigen Instandhaltungsaufträge erfüllen,
• Komponenten und Materialien so gelagert und transportiert werden wie in den Unterlagen der Lieferanten angegeben und dass Verschleiß und Schäden vermieden werden,
• Komponenten (einschließlich Ersatzteile) und Materialien gemäß den Instandhaltungsaufträgen und Unterlagen der Lieferanten verwendet werden.

Ersatzteile unterliegen vor ihrer Verwendung der Wareneingangsprüfung. Abweichungen werden per Foto dokumentiert.

Die zur ordnungsgemäßen Ausführung der Instandhaltungsaufträge erforderlichen Arbeits- und Messmittel sind identifiziert. Die Einsatzfahrzeuge der mobilen Teams und Standorte sind entsprechend ausgestattet. Die Zuordnung der Messmittel auf Standorte bzw. auf Fahrzeuge ermöglicht die Rückverfolgbarkeit der Messmitteleinsätze.

Für die Erfüllung des Instandhaltungsauftrags benötigte Messmittel werden dem Instandhaltungspersonal zur Verfügung gestellt. Mit den Regelungen zur Handhabung prüfpflichtiger Betriebsmittel in der VA 2-2-1 Management materieller Ressourcen waggon24 wird gewährleistet, dass die Messmittel

• gemäß internationalen, nationalen oder branchenbezogenen Messnormen kalibriert oder verifiziert, gegebenenfalls justiert oder neu justiert,
• mit ihrer Identifikation aufgeführt,
• vor ungewollten Justierungen geschützt und
• bei Handhabung, Instandhaltung und Lagerung vor Beschädigung und Verschlechterung geschützt

werden. Ergibt sich im Rahmen der Arbeitsausführung der Verdacht, dass ein Messmittel für seinen Einsatz nicht mehr geeignet ist, erfolgen die Sperrung des Messmittels sowie eine Information an den Messmittelverantwortlichen sowie die Disposition. In Folge werden folgende Arbeitsschritte ausgeführt:

• Ermittlung der Arbeitsaufträge, an denen das Messmittel vor Feststellung der Abweichung zum Einsatz kam
• Information des Kunden
• Abstimmung der weiteren Verfahrensweise
• Ggf. Wiederholung der Arbeitsausführung
• Veranlassung der Kalibrierung des Messmittels

Das Servicepersonal der waggon24 wird durch die Disposition (Auftragsplaner) über die zu erbringenden Leistungen per „Auftrag“ informiert. Dieser Auftrag (s. Muster) enthält Vorgaben zur Leistungsausführung und -abrechnung durch das Servicepersonal.

In Abhängigkeit von der durchzuführenden Arbeit kommen unterschiedliche Dokumente (Checklisten, Prüfprotokolle o.a.) zum Einsatz. Vor Arbeitsaufnahme an neuen Standorten erfolgt deren Beurteilung hinsichtlich der vorhandenen Arbeitsumgebung. Die Beurteilung umfasst die Gleise und alle Orte, an denen Instandhaltungstätigkeiten durchgeführt werden. Die grundsätzliche Beurteilung der Tätigkeit „Mobiler Service“ erfolgt durch die Arbeitsplatzbewertung.

Die Durchführung der Instandhaltungstätigkeiten schließt die Selbstprüfung durchgeführter Arbeiten sowie die Führung des Arbeitsnachweises ein. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die durchgeführten Instandhaltungsarbeiten den Instandhaltungsaufträgen entsprechen. Abweichungen werden dokumentiert.

Zusätzliche Prüfungen an den Einsatzorten erfolgen im Rahmen der Außendiensttätigkeit von Mitarbeitern des Bereiches Instandhaltung bzw. während der Durchführung von Audits.

Das Servicepersonal ist verpflichtet, arbeitstägliche Arbeitsnachweise zu führen. Die Eintragungen auf dem Auftrag bzw. im System Virtic haben korrekt und vollständig zu erfolgen. Eintragungen zu:

• offenen Arbeiten
• Besonderheiten

sind bei Auftreten vorzunehmen. Der Auftrag ist zu fotografieren. Das Foto ist zusammen mit der weiteren auftragsbezogenen Dokumentation an die Disposition zu schicken.

Entsprechend Prozessdefinition wird der Tagesbericht (FB 03-02_01_01) geführt. Der Aufbau des Tagesberichtes ermöglicht alle durchgeführten Instandhaltungsarbeiten, einschließlich des eingesetzten Personals und der verwendeten Ersatzteile und Materialien aufzuzeichnen. Im Bedarfsfall werden auf dem Tagesbericht etwaige Einsatzbeschränkungen oder nicht ausgeführte Arbeiten vermerkt. Der Tagesbericht ist Grundlage für die Erstellung der Betriebsfreigabe (FB 03-02_01_02) durch die Mitarbeiter der Disposition.

Die Betriebsfreigabe wird durch ihren Bearbeiter signiert und an das beauftragende FIM übermittelt. Durch die Betriebsfreigabe wird durch waggon24 bescheinigt, dass

• die Arbeiten vollständig ausgeführt wurden,
• ev. Nutzungsbeschränkungen bestehen und
• die Betriebssicherheit gegeben ist.

Die Erstellung der Betriebsfreigabe auf der Basis durchgeführter Instandhaltungsleistungen ist unabhängig von der Bedarfsanforderung seitens eines FIM.

Abhängig von den Einzelaufgaben können weitere Dokumente (s. Anhang) zum Nachweis der Instandhaltungstätigkeiten zum Einsatz kommen. Der Zugriff erfolgt über Server.

Bild 1

Die Formblätter FB 03-02_01_03 bis FB 03-02_01_15 werden vor Versand durch den Ausführenden signiert. Zusätzlich ist die Personalnummer zu vermerken. Die unterschreibende Person übernimmt Verantwortung für die vollständige und qualitätsgerechte Ausführung der Instandhaltungsleistungen und die Korrektheit der getätigten Angaben.

Die Anwendung der unter Punkt 4.3 benannten Dokumente und deren Übergabe gewährleisten, dass folgende Elemente für das Fuhrpark-Instandhaltungsmanagement bereitgestellt werden:

• gemäß Instandhaltungsaufträgen durchgeführte Arbeiten,
• mögliche Fehler oder Mängel bezüglich der Sicherheit, die von waggon24 festgestellt wurden,
• Information über nicht erbrachte Leistungen,
• Nutzungseinschränkungen,
• Betriebsfreigabe.

Bei Notwendigkeit von Untervergaben sind die Ergebnisse der Beurteilung externer Anbieter zu berücksichtigen (s. VA Extern beigestellte Produkte und Dienstleistungen). Es kommen ausschließlich Unternehmen zum Einsatz, die über die erforderlichen Zertifikate verfügen bzw. durch waggon24 mit positivem Ergebnis begutachtet wurden.

Vor dem Einsatz von Fremdfirmen werden diese über

• den Arbeitsinhalt
• besondere Forderungen des Auftraggebers
• besondere Gefährdungen und Schutzmaßnahmen

informiert.

Die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen obliegt den Fremdfirmen.

Mit dem Versand der auftragsbezogenen dokumentierten Information an das beauftragende FIM (an den Auftraggeber) erfolgt der Übergang in den Teilprozess „Rechnung“. Wesentliche Aufgaben innerhalb des Prozesses bestehen in der:

• Sicherstellung der Richtigkeit der Daten des Auftraggebers und des Rechnungsempfängers
• Gewährleistung der Vollständigkeit der Rechnungsunterlagen (Rechnung, Anhänge, Rechnungsanschrift, Kunde, …)
• Prüfung des Zahlungseingangs
• Verfolgung von ggf. auftretenden Reklamationen
• Ggf. Wahrnehmung des Mahnwesens

• TW Verhalten im Gleisbereich
• TW Gleissicherung

Entwurf mit Schweißbetrieb nach 15085-2 - CL4
W:\01_Vorschriften\01_QMS-Dokumentation\04 Entwürfe w24

• ALT: Originale VA Instandhaltungserbringung
• Tagesbericht
• FB 03-02_01_02 Betriebsfreigabe (Erzeugung über Tagesbericht)
• FB 03-02_01_03 Radsatzprüfblatt
• FB 03-02_01_04 Muster H (Erzeugung über Tagesbericht)
• FB 03-02_01_05 Muster HR (Erzeugung über Tagesbericht)
• FB 03-02_01_09 Bremsprüfprotokoll / Nachweis Arbeiten an Bremsausrüstung (Erzeugung über Tagesbericht)
• FB 03-02_01_12 Radsatztauschmeldung (Erzeugung über Tagesbericht)
• VPI Checkliste Revision G4.3
• VPI +3M Revisionsverlängerung
• VPI Pufferabbauprotokoll
• FB 03-02_01_16 Auftrag (Erzeugung über Tagesbericht)
• Prozess: Mobile Instandhaltung ALT: PD Prozessdarstellung Customer Service / Instandhaltung (Bearbeitbare Version)
• Vorgabe der Ordnerstruktur von Projekten