Management materieller Ressourcen

Zweck der vorliegenden VA ist die Beschreibung der Abläufe, der Schnittstellen und der Verantwortlichkeiten für die Bestimmung und Bereitstellung erforderlicher materieller Ressourcen für die Aufrechterhaltung und die fortlaufende Verbesserung des Managementsystems.

Der Geltungsbereich umfasst alle Bereiche der waggon24 GmbH.

GF - Geschäftsführung
LIH - Leiter Instandhaltung
FF - Fahrzeugführer
VM - Verantwortliche Person für Messmittel
VIS - Verantwortliche Person Infrastruktur
QMB - Qualitätsmanagementbeauftragter
MA - Mitarbeiter

D – Durchführungsverantwortung
I – Information
M – Mitwirkung

Die Infrastruktur, die für die Durchführung ihrer Prozesse notwendig ist und um die Konformität unserer Dienstleistungen zu erreichen ist bestimmt. Im Unternehmen sind Regelungen ihrer Bereitstellung und Instandhaltung getroffen. Folgende Bestandteile wurden den Kategorien der Infrastruktur zugeordnet:

• Gebäude und zugehörige Versorgungseinrichtungen
  • Büroräume
  • Bürocontainer
  • Lagercontainer
  • Medienversorgung Druckluft und Elektroenergie

• Ausrüstung, einschließlich Hardware und Software
  • Persönliche Schutzausrüstung
  • Werkzeuge
  • Messmittel
  • Bremsprüfgeräte
  • Hubbock-Anlagen
  • Schweißgeräte
  • PC´s, Laptops, Drucker
  • Software elWis, Officeanwendungen

• Transporteinrichtungen
  • Servicefahrzeuge
  • mobile Werkstatt (Kran-LKW)
  • Gabelstapler
  • Hubwagen

• Informations- und Kommunikationstechnik.
  • Zugang Internet
  • Telefon
  • Smartphones

Unter Berücksichtigung der Besonderheiten hygienischer Anforderungen an die PSA beschaffen Personen die festgelegte PSA gemäß Vorgabeliste PSA bei vorgegebenem Anbieter (Fa. Engelbert&Strauss) selbst. Tragepflichtige Personen tragen die vorgeschriebene persönliche Schutzausrüstung bestimmungsgemäß, setzen sie zweckbestimmt ein und tragen für ihre Pflege Verantwortung.

• Firmeneigene Fahrzeuge dürfen ausschließlich betrieblich veranlasst genutzt werden.
• Sie werden dem Fahrzeugverantwortlichen (FV) persönlich übergeben und dürfen nur mit Zustimmung der Auftragssteuerung anderen Mitarbeitern überlassen werden.
• Übergabe und Übernahme eines Fahrzeuges werden dokumentiert.
• Es sind Fahrtenbücher zu führen.
• Das Führen von firmeneigenen Kfz setzt die Gültigkeit eines für den Fahrzeugtyp erforderlichen Führerscheins voraus.
• Das Führen von firmeneigenen Kfz ohne gültigen Führerschein ist verboten.
• Das Führen von firmeneigenen Kfz unter Alkohol- und /oder Drogeneinfluss oder die Fahrtüchtigkeit beeinträchtigenden Medikamenten ist absolut verboten.
• Der Entzug des Führerscheins ist am Tag des Erhalts des Bescheides der Auftragssteuerung mitzuteilen. Das weitere Führen eines Kfz nach Entzug des Führerscheins stellt eine Straftat nach §21 StVG dar.
• Der Besitz eines gültigen Führerscheins wird regelmäßig durch Beauftragte der GL überprüft und auf dem Formblatt 02-05_02 dokumentiert.

Die Zuweisung eines firmeneigenen Kfz erfolgt durch die Auftragssteuerung an den Fahrzeugverantwortlichen. Eine Weitergabe des Fahrzeugs ist nur unter Zustimmung der Auftragssteuerung zulässig und erfordert die Übergabe mittels Übergabeprotokoll.

Die Servicefahrzeuge werden mit den erforderlichen Dokumenten ausgestattet. Diese Dokumente sind Bestandteil der Fahrzeugausstattung und bei Übergabe von Fahrzeugen auf Vorhandensein und Vollständigkeit zu prüfen.

Der Fahrzeugführer führt das Fahrtenbuch entsprechend Vordruck. Unter Berücksichtigung der Plausibilität und Besonderheit unserer Einsätze sind folgende Einträge vorzunehmen:

• Datum, Km-Stand zu Beginn und Ende der betrieblich veranlassten Fahrt
• Abfahrtsort und Straße
• Zielort und Straße (ggf. das Objekt)
• Kunde des Auftrages
• Reisezweck „mobiler Service“, „Baustellenbesichtigung“
• sollte als Reisezweck „Kundengespräch“ erscheinen ist der aufgesuchte Gesprächspartner mit in das Fahrtenbuch einzutragen.
• Signumstempel und Unterschrift des Fahrzeugführers

Die nach geraden und ungeraden Monaten geführten Fahrtenbücher der genutzten firmeneigenen Kfz. sind am 1. Freitag jeden Monats an die Geschäftsstelle nach Berlin zu versenden. Es erfolgt die monatliche Prüfung der Plausibilität und Richtigkeit der Eintragungen. Im Fahrtenbuch wird der Prüfvermerk eingetragen. Die Rücksendung der geprüften Fahrtenbücher erfolgt an die festgelegten Adressen der Fahrzeugverantwortlichen. Privatfahrten sind nicht zulässig. Stadtfahrten können täglich zusammengefasst werden. Neue Fahrtenbücher werden dem Fahrzeugnutzer nur ausgehändigt, wenn gleichzeitig das ausgeschriebene Fahrtenbuch übergeben wird.

Fahrzeuge der waggon24 GmbH, die in den Anwendungsbereich der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 fallen (Kraftfahrzeuge, die der Güterbeförderung dienen, mit einem zulässigen Gesamtgewicht einschließlich Anhänger über 3,5 t), sind mit Kontrollgeräten ausgestattet. Der Fahrer, der ein solches Fahrzeug lenkt ist verpflichtet, das Kontrollgerät zu bedienen und die Benutzerführung zu beachten. Das bezieht sich z.B. auf die

• Verwendung der Fahrerkarte
• Einstellung des entsprechenden Zeitgruppensymbols
• Mitführungspflicht von Nachweisen für die Lenk- und Ruhezeiten usw. für den laufenden Tag und die unmittelbar vorangegangenen 28 Kalendertage
• computergestützte Sicherung der 28-Tage-Aufzeichnung der Fahrerkarte vor dem nächsten Überschreiben
• Sicherung der im Kontrollgerät gespeicherten Daten spätestens alle 90 Tage im Unternehmen

Jegliche Manipulationen an den Kontrollgeräten sind untersagt.

Es wird sichergestellt, dass

• Daten aus digitalen Tachographen und Fahrerkarten mindestens ein Jahr archiviert werden
• Fahrer ordnungsgemäß angewiesen und regelmäßig überprüft werden

Die Festlegung der Fahrzeugausstattung mit notwendigen Arbeits- und Messmitteln erfolgt durch den TL. Die Ausstattungslisten / Ausrüstung gibt Auskunft über die an Bord zu führende Ausstattung, sie ist Bestandteil der Dokumentenakte. Verantwortung für die an Bord befindlichen Geräte, Werkzeuge und Materialien trägt der Fahrzeugverantwortliche. Bei Übergabe von Fahrzeugen ist die Vollständigkeit der Fahrzeugausstattung zu prüfen. Verlust und Beschädigungen sind unverzüglich dem TL zu melden. Nicht gemeldete und bei Fahrzeugkontrollen festgestellte Verluste können arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Die waggon24 GmbH behält sich das Recht vor, Schadenersatz für verlustige Fahrzeugausstattung geltend zu machen.

Notwendige Wartungsdienste (TÜV/ Winterräder) und Reparaturen sind zeitgerecht der Auftragssteuerung zu melden. Das Fahrzeug ist vom Fahrzeugverantwortlichen bzw. in seinem Auftrag regelmäßig zu reinigen. Für diesen Zweck ist die Benutzung der DKV-/Kredit-Karten für Autowaschanlagen zulässig. Das Fahrzeug ist im sauberen und aufgeräumten Zustand (Ladungssicherheit) zu halten. Das Rauchen in den Fahrerzeugen ist nicht gestattet.

Das Fahrzeug ist vor Fahrtantritt auf Verkehrssicherheit zu prüfen. Es ist stets in fahrbereitem und verkehrssicherem Zustand zu halten. Insbesondere ist die Ladung ordnungsgemäß zu sichern.

Der Fahrzeugführende ist bei Übertretungen der Verkehrsordnung gegenüber der Behörde direkt haftbar.

Muss zum Erreichen des Einsatzortes über unbefestigtes Gelände gefahren werden, so ist dieses vorher zu Fuß auf Befahrbarkeit zu überprüfen, um Beschädigungen am Fahrzeug zu vermeiden.

Über Verkehrsunfälle und Beschädigungen - unabhängig von der Verursachung – ist durch den Fahrzeugführer unverzüglich per Schadensmeldung der TL zu informieren. Die Schadensmeldung ist vollständig und wahrheitsgetreu auszufüllen. Bei Unfällen ist grundsätzlich die Polizei zu verständigen. Bei selbstverschuldeten Unfällen von Mitarbeitern behält sich das Unternehmen ein Regressrecht gegenüber dem Fahrzeugführer vor. Für Schäden am Fahrzeug, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit verursacht wurden, haftet der Fahrzeugführer für den entstehenden Schaden der Firma vollständig, inklusive der Schäden durch Fahrzeugausfall und Regressleistungen.

Zum Tanken sind personengebundene Kreditkarten bzw. Bargeld zu nutzen. Die Belege sind wöchentlich an die Geschäftsstelle zu senden (s.a. AA 05 Beleg-/Dokumentenversand vom 08.01.2013).

Die Nutzung der übergebenen Dienstfahrzeuge hat Aspekten der Wirtschaftlichkeit zu folgen. Dazu gehören: Wahl einer optimalen Fahrweise, um den Kraftstoffverbrauch zu minimieren

• Reduzierung des Fahrzeuggewichtes vor Fahrtantritt auf das notwendige Maß
• vorausschauendes preisgünstiges Tanken
• Anpassung der Fahrweise an die herrschenden Straßen- und Verkehrsverhältnisse
• Einhaltung der Inspektionsfristen
• aufmerksame, vorsichtige und Unfall vermeidende Fahrweise

<del>=== Inventar allgemein ===

Als Inventar im Sinne dieser VA werden ausschließlich Einrichtungsgegenstände (Anlagevermögen) des Unternehmens verstanden.

Das Inventar des Unternehmens wird in Inventarübersichten (prüfpflichtige BM/Messmittel und AM Büro) geführt. Erworbenes Inventar wird nach der Annahme und Abnahme in die bestehenden Inventarübersichten aufgenommen. Sie werden von der verantwortlichen Person Messmittel (VM) und der Assistenz des Gf (AS) geführt. Die Vergabe der Inventarnummern erfolgt jeweils durch die Verantwortlichen. Die Beschaffung der Inventarnummern obliegt VM bzw. AS.

Die Inventarteile sind in den Inventarübersichten so eindeutig wie möglich zu bezeichnen (Standort/Verbleib, Anschaffungsjahr, -kosten, Markenbezeichnung usw.). Bei Maschinen und technischen Geräten ist zusätzlich die Fabrikationsnummer einzutragen. Standortänderungen sind dem IV mitzuteilen.

Die physische Kennzeichnung des Inventars mit Inventarnummern erfolgt durch die beauftragte Person, AS bzw. VM selbst. Die entsprechenden Kennzeichnungen sind in geeigneter Form am jeweiligen Inventar anzubringen. Abgänge von Inventar sind VM bzw. AS mitzuteilen, die die Inventarübersichten anpassen. Die Aktualität des Inventarbestandes sowie der Inventarübersichten werden jährlich durch Inventur verifiziert. Festlegungen zur Inventurdurchführung werden durch KL getroffen.  

Wird der Verlust von Inventar festgestellt sind AS, VM und KL umgehend zu informieren. KL entscheidet über die weitere Vorgehensweise (Untersuchung, Anzeige, Versicherungsmeldung, Aussonderung) und informiert zur Anpassung der Inventarübersichten. Entbehrliches oder unbrauchbar gewordenes Inventar ist, spätestens nach der jährlichen Bestandskontrolle, vom Inventarverantwortlichen dem KL zu melden. Dieser entscheidet über die weitere Verwendung. Für Beschädigungen am oder den Verlust von Inventar, die durch Personal des Unternehmens begründet sind, haften die Mitarbeiter nach den hierfür bestehenden gesetzlichen Vorschriften.

Das Inventar ist nur für dienstliche Zwecke zu nutzen und pfleglich zu behandeln. Die Instandhaltung erfolgt bei Bedarf (Beschädigung, erforderliche Wartungs-, Prüfarbeiten). Über Instandhaltungsbedarf sind AS und VM zu informieren. Inventar ist so aufzubewahren, dass es vor Schäden bestmöglich geschützt ist. Besondere Schutzmaßnahmen sind dann zu treffen, wenn diese aufgrund des Wertes eines oder mehrerer Inventarteile bzw. durch besondere Einsatzbedingungen geboten und zu vertreten sind.</del>

Durch die GL wird die Umgebung bestimmt, bereitgestellt und aufrechterhalten, die für die Umsetzung des definierten Portfolios benötigt wird. Als Besonderheit wird hierbei berücksichtigt, dass Tätigkeiten sowohl an definierten Standorten als auch regionalunabhängig in „freiem Bahngelände“ stattfinden.

An definierten Standorten werden durch die GL Voraussetzungen in Form angemieteter Büros, Werkstätten, Bürocontainer, Lagercontainer, Lagerflächen und Fahrzeugen zur Erfüllung der Konformität von Produkten und Dienstleistungen geschaffen.

Im Rahmen des mobilen Einsatzes, d.h. Erbringung von Instandhaltungsleistungen an beliebigen Standorten werden die eingesetzten Personen entsprechend ausgestattet, unterwiesen und als Ersthelfer geschult. Auf diese Weise werden insbesondere physikalische Faktoren wie z. B. Temperatur, Feuchtigkeit und Lärm berücksichtigt.

In Abhängigkeit von den auszuführenden Instandhaltungsarbeiten im Bereich der Fahrzeuginstandsetzung werden die Ressourcen bestimmt und bereitgestellt, die für die Sicherstellung gültiger und zuverlässiger Überwachungs- und Messergebnisse benötigt werden, um die Konformität der ausgeführten Instandhaltungsleistungen mit festgelegten Anforderungen nachzuweisen. Aufgaben und zugehörige Verantwortlichkeiten sind im Kapitel 3 benannt.

Die im Unternehmen geführte Übersicht der kalibrierpflichtigen und prüfpflichtigen Betriebsmittel stellt als geeignete dokumentierte Informationen den Nachweis für die Eignung der Ressourcen zur Überwachung und Messung dar. Als Informationen werden erfasst:  

• Inventar-Nr.
• Prüfmittelkategorie
• Serien-Nr.
• Hersteller
• Bezeichnung
• Standort/ KFZ
• letzte Prüfung
• Intervall [Monat]
• nächste Prüfung
• Art der Prüfung
• Status

Durch die verantwortliche Person für Messmittel wird sichergestellt, dass in den vorgeschriebenen Abständen kalibrierpflichtige Betriebsmittel gegen Normale kalibriert werden. Prüfpflichtige Betriebsmittel werden verifiziert. Eine Übersicht zugelassener Prüfeinrichtungen/-labore/-stellen wird geführt.

Die Ergebnisse der Kalibrierung/Verifizierung werden als dokumentierte Information aufbewahrt.

Für einzelne Arbeitsmittel werden Prüffristen durch Arbeitsanweisung geregelt. Auf diese Weise erfüllt das Unternehmen seine Pflichten als Betreiber von AM entsprechend Betriebssicherheitsverordnung –BetrSichV.

In der Verfahrensanweisung Instandhaltungserbringung sind Regelungen getroffen, um Betriebsmittel vor Einstellungsänderungen, Beschädigung oder Verschlechterung zu schützen.

Für den Fall der Ungültigkeit des Kalibrierstatus der gleichzusetzen ist mit der Ungültigkeit von Messergebnissen sind ebenfalls Regelungen in der Verfahrensanweisung Instandhaltungserbringung enthalten. Es werden die erforderlichen und geeigneten Maßnahmen eingeleitet. In jedem Fall des Verlustes des Kalibrierstatus sind die betroffenen Messmittel als „gesperrt“ zu kennzeichnen. Die zugehörige Prozessdarstellung ist Anlage dieser VA.

• Betriebliche Regelung 04/2014 zur Ausstattung des Personals mit Arbeitsschutzkleidung (Ask)
• AA 06 „Prüffristen“
• „Gesperrt“ Anhänger

• Originale VA Management materieller Ressourcen
• PD 02-02_01_01 Prozessdarstellung "Prüfpflichtige Betriebsmittel"
• Persönliche Schutzausrüstung (PSA) ALT:A 02-02_01_01 Übersicht der persönlichen Schutzausrüstung
• Ausstattungslisten / Ausrüstung ALT:A 02-02_01_02 Ausstattungsliste Kfz
• Funktionsübertragung: Fahrzeugverantwortliche/r ALT: A 02-02_01_04 Aufgaben des Fahrzeugverantwortlichen
• A 02-02_01_05 Merkblatt für Fahrzeugführer
• A 02-02_01_06 Muster PBM Übersicht
• Übersicht der Kalibrierstellen, Messmittel und ihrer Prüfintervalle ALT: A 02-02_01_07 Übersicht der Kalibrier-/Prüfstellen
• FB 02-02_01_01 Fahrzeug-Übergabeprotokoll
• FB 02-02_01_02 Führerscheinkontrolle
• FB 02-02_01_03 Inventarübersicht waggon24
• Übersicht der Messmittel
• Übersicht der Kalibrierstellen, Messmittel und ihrer Prüfintervalle
• Prozess: Inventur durchführen
• inventar
• inventarisierung_durchführen