Inhaltsverzeichnis

Dokumentierte Informationen

Zweck

Diese Verfahrensanweisung regelt:

von

Der Zweck der VA ist die Festlegung eines Systems für die Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Revision und Aufbewahrung von dokumentierten Informationen.

Geltungsbereich

Die Vorgaben dieser VA sind verbindlich für alle Mitarbeiter der waggon24 GmbH.

Verantwortlichkeiten

GF - Geschäftsführung
QMB - Qualitätsmanagementbeauftragter
LECM - Leiter ECM
MA - Mitarbeiter

Aufgaben/ Verfahren Verantwortung
GF QMB LIH MA
Festlegung der Informationslenkung D M I I
Einführung, Aufrechterhaltung, Kontrolle I D D I
Änderungen, Verbesserungen M D M M
Nummerierung VA, AA, TW, Vordrucke, Formblätter I D I I

D – Durchführungsverantwortung
I – Information
M – Mitwirkung

Beschreibung

Übergeordnete Dokumente

Als übergeordnete Dokumente gelten Gesetze, Vorschriften der Kunden und allgemein gültige internationale Verträge. Hierzu zählen z.B.:

Beschreibung des Verfahrensablaufes und der auszuführenden Aktivitäten Verantwortlich
Festlegungen zur Dokumentenlenkung GF
Regelwerkspflege RV
Systemsicherheit LIT
Anwendung QMB

Lenkung übergeordneter Dokumente

Für die Lenkung der übergeordneten Dokumente ist ein Regelwerksverantwortlicher (RV) berufen. Er verwaltet die übergeordneten Dokumente, pflegt Änderungen ein und veröffentlicht diese auf dem Gruppenlaufwerk der waggon24.

Einschlägige Empfehlungen der nationalen Sicherheitsbehörde, der nationalen Untersuchungsstelle und Untersuchungen der Branche werden über die VPI Rundmail bezogen, evaluiert und gegebenenfalls umgesetzt.

Einschlägige Berichte/Informationen von Eisenbahnunternehmen/Infrastrukturbetreibern und Haltern werden über die instandhaltungstechnischen Weisungen (Güterwagen) der DB Schenker Rail Deutschland AG herangezogen und berücksichtigt.

Aufstellung zu überwachender übergeordneter Regelwerke

Die Überprüfung der Aktualität wird auf dem FB „Aktualisierungsübersicht Regelwerke“ dokumentiert.

Die fachliche Prüfung übergeordneter Dokumente erfolgt hinsichtlich ihrer Auswirkungen. Ergibt sich im Ergebnis dieser Prüfung Änderungsbedarf der Dokumentation der waggon24 wird dieser durch die Dokumentenverantwortlichen umgesetzt/ in die Dokumente eingepflegt. Es erfolgen Information ggf. Schulung des Personals (PD Regelwerksänderung).

Zur Prüfung aktueller ECM Anforderungen erfolgt der regelmäßige Besuch der web-Seite des EBA https://www.eba.bund.de/DE/Themen/Fahrzeuge/Instandhaltung/ECM_Zertifizierung/ecm_zertifizierung_node.html

Ausgabe, Verteilung und Revision dokumentierter Informationen

Der QMB ist für die Erstellung, Verteilung und Revision des Qualitätsmanagement-Handbuches verantwortlich. Der GF genehmigt die Erstausgabe und alle Revisionen des Managementhandbuches.

Das QMH ist immer in der aktuellen Version in dem Firmen-Wiki für alle MA zugänglich abgelegt.

Verfahrensanweisungen (VA)

VA sind von den Prozessverantwortlichen unter Mitwirkung des QMB zu erstellen. Vor der Veröffentlichung der VA erfolgt die Freigabe durch den GF. Die Freigabe beinhaltet die Prüfung auf:

Arbeitsanweisungen (AA)

AA enthalten detaillierte tätigkeits- und/ oder ablaufbezogene Regelungen. Sie werden entsprechend Vorlage erstellt und dienen der Reproduzierbarkeit von Organisationsabläufen, sowie der direkten Einweisung der Mitarbeiter. Arbeitsanweisungen sind vom QMB auf QM-Systemkonformität zu prüfen und durch die Fachbereichsleiter freizugeben.

Beschreibung des Verfahrensablaufes und der auszuführenden Aktivitäten Verantwortlich Anzuwendende Unterlagen
Erstellung notwendiger AA Ersteller
Prüfung der AA auf fachspezifische Belange FBL
Genehmigung der AA FBL
Nummerierung der AA QMB
Kontrollierte Verteilung und Verwaltung von AA QMB Revisionsübersicht

Technische Weisungen (TW)

TW enthalten detaillierte Vorgaben für die Durchführung von Instandhaltungsarbeiten an Schienenfahrzeugen und dienen der direkten Einweisung der Werker in die zu verrichtenden Tätigkeiten. Sie enthalten, neben der Beschreibung der Arbeit, Angaben über die einzusetzenden Werk-zeuge und Verweisen auf zu beachtende Vorschriften, Anweisungen und Spezifikationen. Technische Weisungen werden von den Mitarbeitern IH erstellt, gepflegt und kontrolliert verteilt. Sie sind vor Verteilung vom LIH fachlich zu prüfen und freizugeben.

Zusätzlich zum Inhalt der AA werden in TW bei Erfordernis festgelegt:

Beschreibung des Verfahrensablaufes und der auszuführenden Aktivitäten Verantwortlich Anzuwendende Unterlagen
Erstellung notwendiger TW Ersteller
Prüfung auf fachspezifische Belange und Freigabe von TW LECM
Nummerierung der TW QMB
Verwaltung, Pflege und kontrollierte Verteilung von TW LECM Revisionsübersicht

Der LIH ist für die Erstellung von auftragsbezogenen Arbeitsunterlagen sowie deren Revision und Verteilung verantwortlich.

Kennzeichnung und Speicherung dokumentierter Informationen

Alle Dokumente sind nach den nachfolgenden Regelungen zu kennzeichnen:

Kennzeichnung

Alle QM-Dokumente sind nach einem einheitlichen Schlüssel gekennzeichnet, s. Anlage. Als Typen sind festgelegt

Die VA-NR setzt sich aus zwei Zahlen zusammen. Die erste Zahl beschreibt dabei den intern festgelegten Bereich, in den die betreffende VA fällt. Die zweite Zahl stellt die fortlaufende Nummer der VA innerhalb des Bereichs dar.

Folgende Bereiche sind:

Bereich Nummernschlüssel
allgemeine Dokumente zum QMS 00
Dokumentierte Informationen und Corporate Design 01
Unterstützungsprozesse / Management der Ressourcen 02
Realisierungsprozesse 03
Bewertung, Verbesserung und Risiko 04

Die Versionsbeschreibung erfolgt mittels der Buchstaben E (Entwurf) oder F(Finalversion). Die anschließende Nummer gibt den jeweiligen Versionsstand an und ist fortlaufend, für E und F getrennt, zu vergeben.

Die Initialen des Erstellers des Dokuments sind lt. Anhang zu verwenden.

Weitere Kennzeichnungen für

werden von den Verantwortlichen (EK, LIH, Buchhaltung) nach vorgeschriebenen Mustern (s. Anlagen) vergeben und im System el.WIS eingetragen.

Speicherung dokumentierter Informationen

Alle Dokumente werden vor der Speicherung nach der vorgeschriebenen Form „Dateibenennung“ (s. Anhang) gekennzeichnet.

Verteilung von Unterlagen

Jeder Ersteller von Unterlagen hat den Verteilerkreis unterlagenbezogen festzulegen. Der Empfang der Unterlagen, die der kontrollierten Verteilung unterliegen (Kfz-Mappe der Service-fahrzeuge), ist zu bestätigen.

Änderungen

Bei Änderungen in Unterlagen sind alle betroffenen Stellen unverzüglich und umfassend zu informieren. Die Änderungen werden im Dokument gelb markiert.

Ungültige Unterlagen sind gegen gültige, revidierte Unterlagen auszutauschen. Gedruckte Versionen ungültiger Dokumente werden vernichtet. Elektronische Versionen ungültiger Dokumente werden im IT-System archiviert.

Es ist sicherzustellen, dass ungültige Unterlagen nicht weiter zur Anwendung kommen.

Archivierung

Dokumentationen werden derart aufbewahrt, dass sie vor Schäden und Verlust geschützt sind.

Die Art der Ablage hat in übersichtlicher Form zu erfolgen um sicherzustellen, dass Dokumentationsunterlagen auch zu späteren Zeitpunkten aufgefunden werden.

Die Aufbewahrung der Instandhaltungsdokumente ist gemäß VPI 01 Anhang 09 gewährleistet.

Die Archivierung ist nach dem Löschkonzept festgelegt.

EDV Anwendung

Datensicherung

Die MA sind für die Sicherung der lokalen Daten gegen Verlust auf ihren Rechnern selbst verantwortlich.

Daten auf den Gruppenlaufwerken, in el.WIS und die E-Mails werden von den externen Anbietern gegen Verlust gesichert. Die Sicherungsstrategie der Anbieter (z.B. Aprixon, Zammad) befindet sich in der Anlage.

Alle Zugangsdaten für die MA werden vom LIT vergeben. Damit wird gewährleistet, dass im Falle einer ungeplanten längerfristigen Abwesenheit des Mitarbeiters (Krankheit, Ausscheiden aus dem Unternehmen), weiterhin Zugriff auf die Daten des MA besteht. Die MA sind nicht berechtig selbstständig Veränderungen an der Hard- oder Software vorzunehmen, die ihnen zur Verfügung gestellt werden.

Firmen-Wiki

Das Web-basierte Firmen-Wiki wird zur Bereitstellung der aktuellen Version von Vorgabedokumenten, wie z.B. Verfahrensanweisungen, leeren Formblättern und zur Informationsablage genutzt. Die Lese- und Schreibberechtigung wird dabei Aufgaben bezogen festgelegt. Das Firmen-Wiki stellt somit die Wissendatenbank des Unternehmens dar und gibt vor, wo Nachweisdokumente im Gruppenlaufwerk abzulegen sind.

Gruppenlaufwerke

Zugriffsberechtigungen zu den Gruppenlaufwerken werden Aufgaben bezogen festgelegt.

Mitgeltende Unterlagen

Gültigkeit

ERSTELLT: — Norman Walter 2022/04/15 10:53

GEPRÜFT UND FREIGEGEBEN: — Markus Behnke 2023/01/27 10:37

Anlagen