Dokumentierte Informationen [JMRM-Wiki]

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====== Dokumentierte Informationen ======
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===== Zweck =====
Diese Verfahrensanweisung regelt:
  * die Verantwortlichkeiten,
  * die Handhabung,
  *das Revisionsverfahren
von
  * dokumentierten Informationen
Der Zweck der VA ist die Festlegung eines Systems für die Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Revision und Aufbewahrung von dokumentierten Informationen.


===== Geltungsbereich =====
Die Vorgaben dieser VA sind verbindlich für alle Mitarbeiter der waggon24 GmbH.


===== Verantwortlichkeiten =====
GF - Geschäftsführung\\
QMB - Qualitätsmanagementbeauftragter\\
LECM - Leiter ECM \\
MA - Mitarbeiter

^Aufgaben/ Verfahren	                ^       Verantwortung  ^^^^
^:::                                    ^	GF  ^  QMB  ^  LIH  ^	 MA   ^
|Festlegung der Informationslenkung        |	D    |	 M   |    I   |	  I    |
|Einführung, Aufrechterhaltung, Kontrolle         |	I    |   D    |   D    |    I     |
|Änderungen, Verbesserungen         |	 M   |   D    |   M    |     M    |	
|Nummerierung VA, AA, TW, Vordrucke, Formblätter         |	I    |   D    |   I    |   I      |	

D – Durchführungsverantwortung \\
I – Information \\
M – Mitwirkung


===== Beschreibung =====
==== Übergeordnete Dokumente ====

Als übergeordnete Dokumente gelten Gesetze, Vorschriften der Kunden und allgemein gültige internationale Verträge. Hierzu zählen z.B.:
  * das Allgemeine Eisenbahngesetz (AEG) und die Ausführungsbestimmungen,
  * die Eisenbahn Bau und Betriebsordnung (EBO),
  * der Allgemeine Verwendungsvertrag für Eisenbahngüterwagen in Europa (AVV),
  * die Durchführungsverordnung (EU) 2019/779
  * Durchführungsverordnung (EU) Nr. 402/2013
  * sowie die Regelwerke unserer Kunden

^ Beschreibung des Verfahrensablaufes und der auszuführenden Aktivitäten  ^ Verantwortlich  ^
| Festlegungen zur Dokumentenlenkung                                      | GF              |
| Regelwerkspflege                                                        | RV              |
| Systemsicherheit                                                        | LIT             |
| Anwendung                                                               | QMB             |

=== Lenkung übergeordneter Dokumente ===
Für die Lenkung der übergeordneten Dokumente ist ein Regelwerksverantwortlicher (RV) berufen. Er verwaltet die übergeordneten Dokumente, pflegt Änderungen ein und veröffentlicht diese auf dem Gruppenlaufwerk der waggon24.

Einschlägige Empfehlungen der nationalen Sicherheitsbehörde, der nationalen Untersuchungsstelle und Untersuchungen der Branche werden über die VPI Rundmail bezogen, evaluiert und gegebenenfalls umgesetzt.

Einschlägige Berichte/Informationen von Eisenbahnunternehmen/Infrastrukturbetreibern und Haltern werden über die instandhaltungstechnischen Weisungen (Güterwagen) der DB Schenker Rail Deutschland AG herangezogen und berücksichtigt.

[[w24:regelwerke:start|Aufstellung zu überwachender übergeordneter Regelwerke]]

Die Überprüfung der Aktualität wird auf dem FB „Aktualisierungsübersicht Regelwerke“ dokumentiert.

Die fachliche Prüfung übergeordneter Dokumente erfolgt hinsichtlich ihrer Auswirkungen. Ergibt sich im Ergebnis dieser Prüfung Änderungsbedarf der Dokumentation der waggon24 wird dieser durch die Dokumentenverantwortlichen umgesetzt/ in die Dokumente eingepflegt. Es erfolgen Information ggf. Schulung des Personals (PD Regelwerksänderung).

Zur Prüfung aktueller ECM Anforderungen erfolgt der regelmäßige Besuch der web-Seite des EBA
[[https://www.eba.bund.de/DE/Themen/Fahrzeuge/Instandhaltung/ECM_Zertifizierung/ecm_zertifizierung_node.html]]

==== Ausgabe, Verteilung und Revision dokumentierter Informationen ====
Der QMB ist für die Erstellung, Verteilung und Revision des Qualitätsmanagement-Handbuches verantwortlich. Der GF genehmigt die Erstausgabe und alle Revisionen des Managementhandbuches.

Das QMH ist immer in der aktuellen Version in dem Firmen-Wiki für alle MA zugänglich abgelegt.

=== Verfahrensanweisungen (VA) ===
VA sind von den Prozessverantwortlichen unter Mitwirkung des QMB zu erstellen. Vor der Veröffentlichung der VA erfolgt die Freigabe durch den GF.
Die Freigabe beinhaltet die Prüfung auf:
  * Inhaltliche und sachliche Richtigkeit
  * Übereinstimmung mit den Forderungen der ISO 9001:2015
  * Übereinstimmung mit dem Regelwerk und den Kundenanforderungen.

=== Arbeitsanweisungen (AA) ===

AA enthalten detaillierte tätigkeits- und/ oder ablaufbezogene Regelungen. Sie werden entsprechend Vorlage erstellt und dienen der Reproduzierbarkeit von Organisationsabläufen, sowie der direkten Einweisung der Mitarbeiter. Arbeitsanweisungen sind vom QMB auf QM-Systemkonformität zu prüfen und durch die Fachbereichsleiter freizugeben.

^Beschreibung des Verfahrensablaufes und der auszuführenden Aktivitäten	^Verantwortlich	^Anzuwendende Unterlagen^
|Erstellung notwendiger AA	|Ersteller	||
|Prüfung der AA auf fachspezifische Belange	|FBL	||
|Genehmigung der AA	|FBL	||
|Nummerierung der AA	|QMB	||
|Kontrollierte Verteilung und Verwaltung von AA	|QMB	|Revisionsübersicht|

=== Technische Weisungen (TW) ===

TW enthalten detaillierte Vorgaben für die Durchführung von Instandhaltungsarbeiten an Schienenfahrzeugen und dienen der direkten Einweisung der Werker in die zu verrichtenden Tätigkeiten. Sie enthalten, neben der Beschreibung der Arbeit, Angaben über die einzusetzenden Werk-zeuge und Verweisen auf zu beachtende Vorschriften, Anweisungen und Spezifikationen. Technische Weisungen werden von den Mitarbeitern IH erstellt, gepflegt und kontrolliert verteilt. Sie sind vor Verteilung vom LIH fachlich zu prüfen und freizugeben.

Zusätzlich zum Inhalt der AA werden in TW bei Erfordernis festgelegt:
  * Beurteilungskriterien qualitativer und/oder quantitativer Art
  * einzuhaltende Vorschriften, Spezifikationen, Anweisungen
  * einzusetzende Werkzeuge und Prüfmittel
  * Maßnahmen für die Arbeitssicherheit
  * durchzuführende Prüfungen und deren Nachweise
  * Dokumente und Protokolle

^Beschreibung des Verfahrensablaufes und der auszuführenden Aktivitäten	^Verantwortlich	^Anzuwendende Unterlagen^
|Erstellung notwendiger TW	|Ersteller	||
|Prüfung auf fachspezifische Belange und Freigabe von TW	|LECM	||
|Nummerierung der TW	|QMB	||
|Verwaltung, Pflege und kontrollierte Verteilung von TW	|LECM	|Revisionsübersicht|

Der LIH ist für die Erstellung von auftragsbezogenen Arbeitsunterlagen sowie deren Revision und Verteilung verantwortlich.

==== Kennzeichnung und Speicherung dokumentierter Informationen ====

Alle Dokumente sind nach den nachfolgenden Regelungen zu kennzeichnen:
=== Kennzeichnung ===

Alle QM-Dokumente sind nach einem einheitlichen Schlüssel gekennzeichnet, s. Anlage.
Als Typen sind festgelegt
  * QMS	- Dokumente des QM-Systems
  * VA	- Verfahrensanweisung
  * A	- Anlage
  * FB	- Formblatt
  * PD	- Prozessdarstellung
  * AA	- Arbeitsanweisung 
  * TW	- Technische Weisung    (ohne VA-NR)
		
Die VA-NR setzt sich aus zwei Zahlen zusammen. Die erste Zahl beschreibt dabei den intern festgelegten Bereich, in den die betreffende VA fällt. Die zweite Zahl stellt die fortlaufende Nummer der VA innerhalb des Bereichs dar.

Folgende Bereiche sind:
^Bereich	^Nummernschlüssel^
|allgemeine Dokumente zum QMS	|00|
|Dokumentierte Informationen und Corporate Design	|01|
|Unterstützungsprozesse / Management der Ressourcen	|02|
|Realisierungsprozesse	|03|
|Bewertung, Verbesserung und Risiko	|04|

Die Versionsbeschreibung erfolgt mittels der Buchstaben E (Entwurf) oder F(Finalversion). Die anschließende Nummer gibt den jeweiligen Versionsstand an und ist fortlaufend, für E und F getrennt, zu vergeben.

Die Initialen des Erstellers des Dokuments sind lt. Anhang zu verwenden.

Weitere Kennzeichnungen für
  * Kundennummern
  * Angebots- und Auftragsnummern
  * Produktnummern
  * Materialnummern
  * Rechnungsnummern
  * Kostenstellen
werden von den Verantwortlichen (EK, LIH, Buchhaltung) nach vorgeschriebenen Mustern (s. Anlagen) vergeben und im System el.WIS eingetragen. 

=== Speicherung dokumentierter Informationen ===
Alle Dokumente werden vor der Speicherung nach der vorgeschriebenen Form „Dateibenennung“ (s. Anhang) gekennzeichnet.

==== Verteilung von Unterlagen ====

Jeder Ersteller von Unterlagen hat den Verteilerkreis unterlagenbezogen festzulegen. Der Empfang der Unterlagen, die der kontrollierten Verteilung unterliegen (Kfz-Mappe der Service-fahrzeuge), ist zu bestätigen. 

==== Änderungen ====

Bei Änderungen in Unterlagen sind alle betroffenen Stellen unverzüglich und umfassend zu informieren. Die Änderungen werden im Dokument gelb markiert.

Ungültige Unterlagen sind gegen gültige, revidierte Unterlagen auszutauschen. Gedruckte Versionen ungültiger Dokumente werden vernichtet. Elektronische Versionen ungültiger Dokumente werden im IT-System archiviert.

Es ist sicherzustellen, dass ungültige Unterlagen nicht weiter zur Anwendung kommen.

==== Archivierung ====

Dokumentationen werden derart aufbewahrt, dass sie vor Schäden und Verlust geschützt sind.

Die Art der Ablage hat in übersichtlicher Form zu erfolgen um sicherzustellen, dass Dokumentationsunterlagen auch zu späteren Zeitpunkten aufgefunden werden.

Die Aufbewahrung der Instandhaltungsdokumente ist gemäß VPI 01 Anhang 09 gewährleistet.

Die Archivierung ist nach dem [[rug:datenschutz:Löschkonzept]] festgelegt.
==== EDV Anwendung ====
=== Datensicherung ===
Die MA sind für die Sicherung der lokalen Daten gegen Verlust auf ihren Rechnern selbst verantwortlich.

Daten auf den Gruppenlaufwerken, in el.WIS und die E-Mails werden von den externen Anbietern gegen Verlust gesichert. Die Sicherungsstrategie der Anbieter (z.B. Aprixon, Zammad) befindet sich in der Anlage.

Alle Zugangsdaten für die MA werden vom LIT vergeben. Damit wird gewährleistet, dass im Falle einer ungeplanten längerfristigen Abwesenheit des Mitarbeiters (Krankheit, Ausscheiden aus dem Unternehmen), weiterhin Zugriff auf die Daten des MA besteht.
Die MA sind nicht berechtig selbstständig Veränderungen an der Hard- oder Software vorzunehmen, die ihnen zur Verfügung gestellt werden.

=== Firmen-Wiki ===
Das Web-basierte Firmen-Wiki wird zur Bereitstellung der aktuellen Version von Vorgabedokumenten, wie z.B. Verfahrensanweisungen, 
leeren Formblättern und zur Informationsablage genutzt. Die Lese- und Schreibberechtigung wird dabei Aufgaben bezogen festgelegt. Das Firmen-Wiki stellt somit die Wissendatenbank des Unternehmens dar und gibt vor, wo Nachweisdokumente im Gruppenlaufwerk abzulegen sind.

=== Gruppenlaufwerke ===
Zugriffsberechtigungen zu den Gruppenlaufwerken werden Aufgaben bezogen festgelegt.


===== Mitgeltende Unterlagen =====
  * [[rug:it:dokuwiki:wiki_schulung]]


===== Gültigkeit =====
ERSTELLT:    --- //[[norman.walter@waggonservice.com|Norman Walter]] 2022/04/15 10:53//

GEPRÜFT UND FREIGEGEBEN:    --- //[[markus.behnke@waggon24.com|Markus Behnke]] 2023/01/27 10:37//
===== Anlagen =====
  * [[w24:qm:prozesse:dokumentierte Informationen im Wiki ändern]]
  * {{w24:qm:va01-01_00_dokumentierte_information_20220418_f08_nw.docx|Originale VA Dokumentierte Informationen}}
  * {{a01-01_01_dateibenennung_20160302_f04_fh.ppt|A01-01_01 Dateibenennung}}
  * {{a01-01_02_dokumentennummer_20160302_f04_bh.ppt|A01-01_02 Dokumentennummer}}
  * {{a01-01_03_kundennummer_20100319_f01_jt.ppt|A01-01_03 Kundennummer}}
  * {{a01-01_04_angebots_auftragsnr_20160302_f03_fh.ppt|A01-01_04 Angebots- und Auftragsnummer}}
  * {{a01-01_05_produktnummer_20100319_f01_jt.ppt|A01-01_05 Produktnummer}}
  * {{a01-01_06_materialnummer_20160302_f03_fh.ppt|A01-01_06 Materialnummer}}
  * {{a01-01_08_initialienübersicht_20160302_f01_fh.doc|A01-01_08 Initialienübersicht}}
  * {{a01-01_09_edv_aprixon_20110421_f01_mb.doc|A01-01_09 Aussage Datenhaltung Aprixon}}
  * {{a01-01_10_übersicht_zugriffsberechtigungen_waggon24_ds_user_20160322_mb.ods|A01-01_10 Übersicht Zugriffsberechtigungen als Datei}}
  * [[w24:buchhaltung:kostenstellen|]] ALT:{{a01-01_11_kostenstellen_20160329_f02_mb.ppt|A01-01_11 Schema Kostenstellen}}
  * {{a01-01_12_rechnungsnr_20120321_f01_bh.ppt|A01-01_12 Rechnungsnummer}}
  * [[w24:qm:zertifizierung_ecm|]] ALT:{{a01-01_13_referenzliste_ecm_20130521_f01_fh.docx|A01-01_13 Referenzliste ECM (Word)}}, {{a01-01_13_referenzliste_ecm_20130521_f01_fh.xlsx|A01-01_13 Referenzliste ECM (Excel)}}
  * {{a01-01_14_aktualisierung_rw_20141124_f04_bh.docx|A01-01_14 Aktualisierungsübersicht Regelwerke}}
  * [[w24:qm:revisionsuebersicht|]] ALT:{{a01-01_15_revionsübersicht_20190208_f83_tl.xlsx|A01-01_15 Revisionsübersicht}}
  * {{fb01-01_01_vorlage_va_aa_tw_iaw_20131001_f02_fh.docx|FB01-01_01 Vorlage VA/AA/TW}}
  * {{fb01-01_02_vorlage_a_fb_pd_20120413_f01_bh.docx|FB01-01_02 Vorlage A/FB/PD}}
  * {{pd01-01_01_externes_regelwerk_umgang_mit_änderungen_20180305_f02_fh.docx|PD01-01_01 Prozessdarstellung „Externes Regelwerk (Umgang mit Änderungen)“}}
  * {{pd01-01_02_erstellung_änderung_von_dokumenten_20180312_f03_fh.docx|PD01-01_02 Prozessdarstellung „Erstellung / Änderung von Dokumenten“}}